Kuliah

Mengenal alat pengukur kinerja manajemen bernama Six Sigma…

Six Sigma? Enam buah sigma? Apa itu? Jika Anda baru dengar dan merasa asing dengan istilah “Six Sigma”, mari kita ulas sedikit tentang salah satu framework dalam Manajemen Layanan Teknologi Informasi (ITSM) ini.

Secara etimologi, six sigma terdiri dari 2 kata, yakni six yang artinya enam, dan sigma yang merupakan simbol dari standar deviasi. Apa itu standar deviasi? Dalam istilah statistika, standar deviasi adalah ukuran satuan statistik yang menggambarkan kemampuan suatu proses. Ukuran nilai sigma dinyatakan dalam DPU (Defect Per Unit) atau PPM (Part Per Million). Dalam hal ini bisa dikatakan bahwa proses dengan nilai sigma yang lebih tinggi (pada suatu proses) akan mempunyai defectyang lebih sedikit (baik jumlah defect maupun jenis defect). Semakin bertambah nilai sigma maka semakin berkurang Quality Cost dan Cycle time.

Dalam mendefiniskan apa itu six sigma, ada tiga hal yang dapat ditarik kesimpulan. Yakni, pertama, Six Sigma sebagai alat ukur. Dalam mengukur panjang atau lebar suatu papan, maka kita akan menggunakan meteran sebagai alat ukur. Begitu pula dengan temperatur, kita bisa gunakan termometer. Lalu, bagaimana bila kita akan mengukur kinerja suatu proses dalam manajemen? Maka dalam hal ini kita dapat menggunakan alat ukur yang namanya Six Sigma.

Bagaimana cara mengukurnya? Terlebih dulu kita lihat seberapa banyak produk/ jasa yang kita hasilkan sesuai dengan ekspektasi pelanggan, atau dengan kata lain semakin kecil cacat yang dihasilkan oleh proses kita, maka semakin bagus proses kita. Secara statistik, six sigma berarti proses kita tidak akan membuat barang cacat lebih dari 3,4 setiap satu juta produk atau jasa yang diterima oleh pelanggan, semakin sedikit cacat yang anda buat maka sigma levelnya akan semakin tinggi.

Kedua, Six Sigma sebagai Metodologi. Dalam pemecahan suatu masalah, six sigma menyediakan metodologi yang dikenal dengan DMAIC. Define adalah memvalidasi masalah. Measure adalah mengukur masalah tersebut. Analyze mencari sumber atau akar permasalahan. Improve menentukan, memprioritaskan, dan mengimplementasi solusi dari tiap masalah yang sudah tervalidasi. Control adalah menjaga agar solusi yang sudah diterapkan tetap berjalan agar permasalahan tidak muncul kembali.

Ketiga, Six Sigma sebagai Sistem Manajemen. Penggunaan alat ukur yang konsisten akan menmbantu organisasi memahami dan mengontrol proses intinya, dan dengan metodologi problem solving yang sistematis akan membantu organisasi mendapatkan solusi yang berdasarkan akar permasalahan. Namun, pada kenyataannya menerapkan alat ukur dan disiplin metodologi yang tepat ternyata belum menjamin organisasi untuk mencapai peningkatan kinerja yang luar biasa. Untuk itu, pada tataran yang lebih tinggi, six sigma bisa dipakai juga sebagai praktikal sistem manajemen yang berfokus pada empat area:

  1. Memahami siapa pelanggan dan kebutuhannya
  2. Menyeleraskan strategi dan proses-proses inti dalam pemenuhan kebutuhan tersebut
  3. Menggunakan analisa data yang rinci untuk memahami dan meminimalkan variasi pada proses inti
  4. Infrastruktur yang kuat,untuk menjamin jalannya aktivitas perbaikan dalam organisasi dapat melaju bebas hambatan

Jika alat ukur yang tepat, metodologi yang terbukti, dan manajemen sistem yang kuat digabungkan maka sebuah organisasi akan merasakan dampak perbaikan yang besar.

Pelaku Implementasi Six Sigma

Karena Six Sigma adalah alat ukur dalam manajemen, maka pelaku yang terlibat adalah anggota organisasi yang ada dalam manajerial. Brue (2002) mencatat pihak-pihak yang harus bertanggung jawab terhadap pelaksanaan six sigma di dalam perusahaan antara lain:

  • Executive Leaders
    Pimpinan puncak perusahaan yang komit untuk mewujudkan six sigma, memulai dan memasyarakatkannya di seluruh bagian, divisi, departemen dan cabang-cabang perusahaan.
  • Champions
    Orang-orang yang sangat menentukan keberhasilan atau kegagalan proyek six sigma. Mereka merupakan pendukung utama yang berjuang demi terbentuknya black belts dan berupaya meniadakan berbagai rintangan/hambatan baik yang bersifat fungsional, finansial, ataupun pribadi agar black belts berfungsi sebagaimana mestinya. Bisa dikatakan Champions menyatu dengan proses pelaksanaan proyek, para anggotanya berasal dari kalangan direktur dan manajer, bertanggung jawab terhadap aktivitas proyek sehari-hari, wajib melaporkan perkembangan hasil kepada executive leaders sembari mendukung tim pelaksana. Sedangkan tugas-tugas lainnya meliputi memilih calon-calon anggota black belt, mengidentifikasi wilayah kerja proyek, menegaskan sasaran yang dikehendaki, menjamin terlaksananya proyek sesuai dengan jadwal, dan memastikan bahwa tim pelaksana telah memahami maksud/tujuan proyek.
  • Master Black Belt
    Orang-orang yang bertindak sebagai pelatih, penasehat (mentor) dan pemandu. Master black belt adalah orang-orang yang sangat menguasai alat-alat dan taktik six sigma, dan merupakan sumber daya yang secara teknis sangat berharga. Mereka memusatkan seluruh perhatian dan kemampuannya pada penyempurnaan proses. Aspek-aspek kunci dari peranan master black belt terletak pada kepiawaiannya untuk memfasilitasi penyelesaian masalah tanpa mengambil alih proyek/tugas/pekerjaan.
  • Black Belts
    Dipandang sebagai tulang punggung budaya dan pusat keberhasilan six sigma, mengingat mereka adalah orang-orang yang: memimpin proyek perbaikan kinerja perusahaan; dilatih untuk menemukan masalah, penyebab beserta penyelesaiannya; bertugas mengubah teori ke dalam tindakan; wajib memilah-milah data, opini dengan fakta, dan secara kuantitatif menunjukkan faktor-faktor potensial yang menimbulkan masalah produktivitas serta profitabilitas; bertanggung jawab mewujudnyatakan six sigma.
    Para calon anggota black belts wajib memenuhi syarat-syarat seperti: memiliki disiplin pribadi; cakap memimpin; menguasai ketrampilan teknis tertentu; mengenal prinsip-prinsip statistika; mampu berkomunikasi dengan jelas; mempunyai motivasi kerja yang memadai.
  • Green Belts
    Orang-orang yang membantu black belts di wilayah fungsionalnya. Pada umumnya green belts bertugas: secara paruh waktu di bidang yang terbatas; mengaplikasikan alat-alat six sigma untuk menguji dan menyelesaikan problema-problema kronis; mengumpulkan/ menganalisis data, dan melaksanakan percobaan-percobaan; menanamkan budaya six sigma dari atas ke bawah.

Keunggulan Six Sigma Dibanding TQM

Daniels. D. John, Lee H.Radebaugh dan Daniel P.Sullivan dalam International Business:Environments and Operations.12th ed.Prentice Hall,2009 menyebutkan bahwa Six Sigma dianggap sebagai alat ukur manajemen baru sebagai pengganti Total Quality Management (TQM). Konsep Total Quality Control, pada tahun 1950, menunjukkan bahwa kualitas produk bisa ditingkatkan dengan cara memperpanjang jangkauan standar kualitas ke arah hulu, yaitu di area engineering dan purchasing. Akan tetapi ada beberapa kelemahan yang muncul pada pelaksanaan Total Quality Control yaitu:

  1. Terlalu fokus pada kualitas dan tidak memperhatikan isu bisnis kritis lainnya.
  2. Implementasi Total Quality Control menciptakan pemahaman bahwa masalah kualitas adalah masalahnya departemen Quality Control, padahal masalah kualitas biasanya berasal dari ketidakmampuan departemen lain dalam perusahaan yg sama.
  3. Penekanan umumnya pada standar minimum kualitas produk, bukan pada bagaimana meningkatkan kinerja produk.

Six Sigma dalam pelaksanaannya menunjukkan hal-hal menjadi solusi permasalahan tersebut, yakni:

  1. Menggunakan isu biaya, cycle time dan isu bisnis lainnya sebagai bagian yg harus diperbaiki.
  2. Six sigma tidak menggunakan ISO 9000 dan Malcolm Baldrige Criteria tetapi fokus pada penggunaan alat untuk mencapai hasil yg terukur.
  3. Six sigma memadukan semua tujuan organisasi dalam satu kesatuan. Kualitas hanyalah salah satu tujuan, dan tidak berdiri sendiri atau lepas dari tujuan bisnis lainnya.
  4. Six sigma menciptakan agen perubahan (change agent) yg bukan bekerja di Quality Department. Ban hijau (Green Belt) adalah para operator yg bekerja pada proyek Six Sigma sambil mengerjakan tugasnya.


Sumber Referensi:

Metasari, Nur. Six Sigma. Tersedia: https://qualityengineering.wordpress.com/2008/06/30/six-sigma/ [16 April 2016]

Six Sigma Indonesia. Apa itu Six Sigma? (What is Six Sigma). Tersedia: http://sixsigmaindonesia.com/apa-itu-six-sigma/ [16 April 2016]

Sulipan. Teori Dasar Six Sigma. Academia.edu: 2009.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s